Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

WinProx (“Work in Proximity”) is een SaaS-platform voor technisch en operationeel locatiebeheer: QR-meldingen, opvolging van issues en taken voor interne operationele teams.

Het platform wordt geëxploiteerd door:

2. Rollen onder de AVG/GDPR (EU en België)

Binnen het platform gelden de volgende rollen:

• De klant / beheerder is de verwerkingsverantwoordelijke.
• WinProx is de verwerker.

Dit betekent:

• De klant bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt en voor welk doel.
• WinProx verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de klant.

3. Welke gegevens wij verwerken

Gebruikers

• naam
• e-mailadres
• rol binnen de organisatie
• voorkeurstaal waar van toepassing

Abonnement en facturatie

• gekozen abonnementsformule (indien van toepassing)
• einddatum van de proefperiode en van het betaalde abonnement
• facturatie- en betalingsgegevens die u of uw organisatie invoert of die via een betalingsprovider worden verwerkt

Locaties en units

• locaties (sites) en units binnen uw organisatie
• adressen en locatiegegevens die u invoert

Meldingen en taken

• meldingen (issues) en taken
• beschrijvingen, statussen en opvolging
• communicatie en historiek binnen het platform
• foto’s en bijlagen die bij meldingen of taken worden toegevoegd

Uitvoerders (zonder login)

• naam of weergavenaam
• contactgegevens (zoals e-mailadres), indien door de klant ingevoerd
• toewijzing aan taken binnen interne teams

Deze gegevens worden door de klant / beheerder beheerd. WinProx heeft geen inhoudelijke controle over wat de klant invoert.

QR-meldingen

• gegevens die een melder vrijwillig invult via een publiek QR-portaal (zoals naam, e-mailadres of beschrijving)
• technische metadata die nodig is voor beveiliging en misbruikpreventie

4. Doeleinden van verwerking

Gegevens worden verwerkt voor:

• het functioneren van het platform
• registratie en opvolging van meldingen en taken
• toewijzing aan interne teams en uitvoerders
• QR-meldingen en communicatie tussen gebruikers binnen uw organisatie
• het verzenden van e-mailnotificaties in opdracht van de klant
• productverbetering via onboarding-statistieken voor superuser (geaggregeerd waar mogelijk)
• beveiliging en logging

5. QR-meldingen en team-toegang

Via QR-codes kunnen melders meldingen indienen zonder account. De klant / beheerder bepaalt welke locaties en units beschikbaar zijn en welke gegevens worden gevraagd.

Ingelogde gebruikers en interne teams hebben toegang volgens de rechten die de klant instelt. WinProx verwerkt persoonsgegevens in dat kader uitsluitend als technische uitvoerder van de instructies van de klant.

6. Support en toegang

Voor technische ondersteuning kan WinProx in uitzonderlijke gevallen toegang krijgen tot gegevens via een supportmodus voor superuser- of supportmedewerkers:

• enkel voor technische ondersteuning en probleemoplossing
• standaard read-only (alleen lezen)
• zonder actieve wijzigingen aan klantgegevens, behalve wanneer u daar uitdrukkelijk om vraagt

7. Bewaartermijnen

WinProx hanteert de volgende bewaartermijnen:

• gebruikersaccounts: actief + 24 maanden
• meldingen en taken: contractperiode + 36 maanden
• logs: 6 maanden
• onboarding-events per gebruiker (voor onboarding-statistieken): 6 maanden; geaggregeerde onboardingcijfers zonder persoonsdata blijven langer bewaard
• media (foto’s): 24 maanden na afsluiten van de betreffende melding of taak

8. Delen van gegevens

Persoonsgegevens worden niet verkocht of gedeeld met derden, behalve:

• in opdracht van de klant
• voor hosting en technische infrastructuur
• voor betalingsverwerking, indien u daarvoor kiest (via een erkende betalingspartner)
• indien wettelijk verplicht

Een overzicht van categorieën subverwerkers vindt u op de pagina Subverwerkers.

9. Internationale beschikbaarheid

WinProx is een internationaal platform en kan in meerdere landen worden gebruikt.

Het platform kan in verschillende talen beschikbaar zijn, waaronder Nederlands, Engels, Frans en Duits.

Ongeacht de taalversie blijft deze privacyverklaring van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens.

10. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben het recht om:

• hun gegevens in te zien
• hun gegevens te corrigeren
• hun gegevens te laten verwijderen
• bezwaar te maken tegen verwerking

Verzoeken kunnen gericht worden aan:

Indien de gegevens verwerkt worden in opdracht van een klant, kan het nodig zijn om het verzoek via deze klant te behandelen.

11. Beveiliging

WinProx neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• tenant-isolatie
• toegangscontrole
• logging

Zie ook het Cookiebeleid voor informatie over strikt noodzakelijke cookies.

12. Internationale doorgifte

Gegevens worden in principe binnen de Europese Unie verwerkt.

Indien externe dienstverleners worden gebruikt, worden passende waarborgen voorzien.

13. Toezichthoudende autoriteit

U hebt het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

14. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast.

De meest recente versie is steeds beschikbaar via het platform.